Widiastuti, Widiastuti and Nani Dewi, Suningsih and Ardi, Winata (2014) PROSEDUR PENATAAN ARSIP DATA MAHASISWA PADA BIRO AKADEMIK UNIVERSITAS DARMA PERSADA. Prosiding Seminar Hasil Penelitian Semester Ganjil 2013/2014 (1). pp. 187-197. ISSN 2337-7976
|
Text
PROSEDUR PENATAAN ARSIP DATA....pdf Download (575kB) | Preview |
Abstract
Penataan arsip data mahasiswa pada Biro Akademik Universitas Darma Persada merupakan hal yang sangat penting karena kumpulan dokumen tersebut merupakan rekaman informasi dari setiap aktivitas di Universitas. Penataan arsip yang baik memiliki nilai guna dalam memberikan informasi dengan cepat dan tepat. Penataan arsip yang baik juga sangat penting, agar setiap saat dibutuhkan, mudah untuk menemukan dokumen (retrieval) data/informasi tersebut. Untuk itu, yang harus dilakukan adalah melaksanakan tatacara penyimpanan secara rapi dan teratur. Salah satu langkah proses penataan yang baik adalah dengan cara menyusun dokumen sesuai dengan disposisi kegiatan. Secara berkala perlu dilakukan proses pemusnahan dokumen, hal ini untuk menghindari gudang arsip dipenuhi oleh dokumen-dokumen yang tidak perlu (junk documents). Pemusnahan file harus dilakukan dengan hati-hati dan benar, berdasarkan Standard Operating Prosedur yang terkait. Hasil penelitian prosedur penataan arsip yang meliputi tahapan pembuatan, pemanfaatan, penyimpanan, retrieval dan disposisi menunjukkan bahwa dokumen yang muncul akibat aktivitas administrasi akademik bersifat dinamis karena memiliki manfaat untuk proses akademik antara lain, pelaporan PDPT/EPSBED, akreditasi program studi, dan kebutuhan lainnya. Dalam pelaksanaanya saat ini, beberapa dokumen belum dikelola secara maksimal karena hanya berbentuk dokumen manual dan belum dilakukan secara elektronis seperti data cuti akademik mahasiswa, data pengunduran diri mahasiswa, data diri mahasiswa yang harus selalu diperbaharui serta data lulusan yang belum seluruhnya tersimpan dalam program SIAK. Sarana dan prasarana penyimpanan data serta prosedur yang belum cukup menunjang, menyebabkan beberapa dokumen harus yang diolah kembali, membutuhkan waktu lama untuk mencari dokumen tersebut. Tahapan yang perlu mendapat perhatian adalah proses penyusutan dokumen, hal ini belum optimal dilakukan karena belum adanya prosedur dan penjadwalan rutin.
| Item Type: | Article |
|---|---|
| Uncontrolled Keywords: | data akademik mahasiswa, dokumen, penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan. |
| Subjects: | 000 Generalities/Karya Umum > 020 Library and Information Sciences/Perpustakaan dan Ilmu Informasi |
| Divisions: | Fakultas Bahasa Dan Budaya > Bahasa dan Kebudayaan Jepang |
| Depositing User: | Setyo Renny Perpustakaan |
| Date Deposited: | 11 Oct 2018 07:32 |
| Last Modified: | 09 Jan 2019 03:52 |
| URI: | http://repository.unsada.ac.id/id/eprint/398 |
Actions (login required)
 |
View Item |
